ПОЛОЖЕНИЕ
о политике в отношении обработки персональных данных
в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Государственное учреждение образования «Лясковичская средняя школа» (далее – учреждение образования) уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Положения о политике в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (далее – Политика) является одной из принимаемых учреждением образования мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона от 07 мая 2021 № 99-З «О Защите персональных данных».
1.2. Политика разъясняет работникам учреждения образования, как и для каких целей их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
1.3. Почтовый адрес государственного учреждения образования «Лясковичская средняя школа»: 247946, Гомельская область, Петриковский район, аг.Лясковичи, ул.Комсомольская, 1а; адрес в сети Интернет: https://lyaskovichi.schools.by; e-mail: lyaskovichi1955@petrikov.gov.by
1.4. В настоящей Политике используются термины и их определения в значении, определенном Законом.
1.5. Государственное учреждение образования «Лясковичская средняя школа» осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
2. ЦЕЛИ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ЧЬИ ДАННЫЕ ПОДВЕРГАЮТСЯ ОБРАБОТКЕ, ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ И СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. В процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур государственное учреждение образования осуществляет обработку персональных данных в целях, объеме, на правовых основаниях и в сроки применительно к каждой категории субъектов персональных данных согласно приложению 1 к настоящей Политике.
3. УПОЛНОМОЧЕННЫЕ ЛИЦА.
ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. При обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности учреждение образования поручает обработку персональных данных уполномоченным лицам.
3.2. Учреждение образования осуществляет трансграничную передачу персональных данных работников для целей:
3.2.1. направления в служебную командировку за границу;
3.2.2. переписки с государственными органами, иными организациями и гражданами иностранных государств по вопросам, входящим в компетенцию работников учреждения образования;
3.2.3. обеспечения непрерывной коммуникации с пользователями социальных сетей и мессенджеров (Instagram, TikTok, Теlegram, видеохостинг YouTube).
3.3. Трансграничная передача персональных данных работников на территорию иностранного государства может осуществляться учреждением образования, если:
3.3.1. на территории иностранного государства обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных – без ограничений при наличии правовых оснований, предусмотренных Законом;
3.3.2. на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных – в случаях, предусмотренных статьей 9 Закона, в том числе:
когда дано согласие субъекта персональных данных при условии,
что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;
при размещении информации о своей деятельности в глобальной компьютерной сети Интернет;
когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.
Перечень иностранных государств, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, определен приказом Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь от 15 ноября 2021 г. № 14 ”О трансграничной передаче персональных данных“.
4. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Субъект персональных данных имеет право:
4.1.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных в учреждении образования, если обращался к субъекту персональных данных за получением согласия. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на иных правовых основаниях (например, в соответствии с требованиями законодательства либо на основании договора);
4.1.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных учреждением образования, содержащей:
место нахождения учреждения образования;
подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица учреждением образования;
персональные данные и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
иную информацию, предусмотренную законодательством;
4.1.3. требовать от учреждения образования «Лясковичская средняя школа» внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
4.1.4. на получение от учреждения образования информации о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых учреждением образования, третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом и иными законодательными актами;
4.1.5. требовать от учреждения образования бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
4.1.6. на обжалование действий (бездействия) и решений учреждения образования, нарушающих его права при обработке персональных данных, в порядке, установленном законодательством.
4.2. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных учреждением образования, субъект персональных данных подает в учреждение образовани заявление в письменной форме по почтовому адресу, указанному в подпункте 1.3 пункта 1 настоящей Политики, или посредством государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (https://обращения.бел), а в случае реализации права на отзыв согласия – в форме, в которой такое согласие было получено.
Такое заявление должно содержать:
фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
Учреждение образования не рассматривает заявления субъектов персональных данных, направленные иными способами (e-mail, телефон, факс и т.п.).
4.3. За содействием в реализации прав, связанных с обработкой персональных данных учреждением образования, субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в учреждении образования, направив сообщение на электронный lyaskovichi1955@petrikov.gov.by.
Приложение 1
к Политике в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур
Цели, объем, правовые основания и сроки обработки персональных данных осуществляемых государственным учреждением образования «Лясковичская средняя школа» в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур
|
Цели обработки |
Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке |
Перечень обрабатываемых персональных данных |
Правовые основания обработки персональных данных |
Сроки хранения |
|
Формирование, ведение и хранение личных дел работников |
Работники, члены их семей |
В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 |
1.Обработка персональных данных при оформлении трудовых отношений, а также в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
Личные дела работников – 55 лет |
|
Ведение трудовых книжек |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“ |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет |
|
Ведение телефонного справочника |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) (далее – отчество) работника, занимаемая должность, номер служебного телефона |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
1 месяц после увольнения |
|
Ведение системы учета документооборота |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
В течение срока, установленного для хранения документов законодательством об архивном деле и делопроизводстве. Если такой срок законодательством не установлен – 1 месяц после увольнения |
|
Ведение учета фактически отработанного времени |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения о времени нахождения или об отсутствии на рабочем месте |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет |
|
Контроль за соблюдением режима рабочего времени |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество; время прохода через двери, оборудованные системой управления контроля доступа |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
записи в умной пропускной системы «ИнфоПост» – 6 месяцев |
|
Направление в служебные командировки |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, данные документа, удостоверяющего личность, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет |
|
Применение мер поощрения |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для поощрения |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
приказы о применении мер поощрения – 55 лет; документы (их копии), послужившие основанием для издания приказов, – 3 года |
|
Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
3 года |
|
Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов“ |
|
Предоставление трудовых и социальных отпусков |
Работники, члены их семей |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей и т.п.) |
Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
Графики трудовых отпусков – 1 год; приказы о предоставлении трудовых отпусков – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет ; приказы о предоставлении социальных отпусков – 55 лет; документы (их копии, послужившие основанием для предоставления социального отпуска, – 3 года |
|
Аттестация |
Работники |
В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784 |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
Протоколы аттестационной комиссии – 15 лет; аттестационные листы, характеристики – 3 года |
|
Формирование и ведение резерва кадров |
Работники, иные граждане |
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона, Указ Президента Республики Беларусь от 26 июля 2004 г. № 354 ”О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций“) |
Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров – 10 лет ЭПК; протоколы заседаний конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров и документы к ним – 15 лет ЭПК |
|
Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку |
Работники |
Данные документа, удостоверяющего личность, сведения о занимаемой должности |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
Приказы о направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку) – 3 года |
|
Изменение и прекращение трудового договора |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие для изменения, прекращения трудового договора |
Абзац 8 ст. 6 Закона (главы 3,4 ТК) |
После увольнения – 55 лет |
|
Рассмотрение индивидуальных трудовых споров |
Работники |
Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в (Наименование организации), иные сведения, необходимые для разрешения индивидуального трудового спора |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
5 лет |
|
Ведение воинского учета |
Работники –военнообязанные, члены их семей, близкие родственники |
В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“ |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
Переписка с военными комиссариатами – 3 года; личные карточки на граждан, состоящих на воинском учете – 3 года после увольнения; документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных – 5 лет |
|
Ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении |
Работники, несовершеннолетние дети работника, их другой родитель |
В соответствии с Положением о порядке направления населения на санаторно-курортное лечение и оздоровление, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 28 августа 2006 г. № 542 |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
3 года |
|
Ведение учета нуждающихся в улучшении жилищных условий |
Работники, бывшие работники в случаях, предусмотренных законодательством, члены их семей |
В соответствии со статьей 40 Жилищного кодекса Республики Беларусь от 28 августа 2012 г. № 428-З |
В отношении работников и членов их семей – обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона). В отношении бывших работников и членов их семей обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6, абзац семнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона) |
1 месяц после увольнения, если отсутствует право состоять на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий; 5 лет после предоставления жилого помещения; протоколы заседаний общественной комиссии по жилищным вопросам |
|
Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц |
Работники |
В соответствии с формами документов персонифицированного учета, утвержденными постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета“ |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
5 лет |
|
Оформление необходимых для назначения пенсии документов |
Работники |
В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“ |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) |
До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
|
Расследование несчастных случаев на производстве |
Работники |
В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“ |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) |
45 лет |
|
Предоставление в СМИ сведений о деятельности государственного учреждения образования «Средняя школа № 32 имени Т.Г.Ларионовой г.Гродно» |
Работники |
изображение; фамилия, собственное имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения |
При реализации трудовой функции работника – обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона). В иных случаях – согласие (статья 5 Закона) |
Срок согласия – на период трудовых отношений |
|
Размещение информации о деятельности государственного учреждения образования «Средняя школа № 32 имени Т.Г.Ларионовой г.Гродно» данных на официальном интернет-сайте, в социальных сетях и мессенджерах |
Работники |
Изображение субъекта персональных данных; фамилия, собственное имя, отчество; должность; иные сведения |
Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, Указ Президента Республики Беларусь от 1 февраля 2010 г. № 60 ”О мерах по совершенствованию использования национального сегмента сети Интернет“, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2010 г. № 645 ”О порядке функционирования интернет-сайтов государственных органов и организаций“. Если работник является основным объектом размещаемой информации (съемки) – обработка персональных данных на основании согласия (статья 5 Закона) |
до передачи архивной копии интернет-сайта в архив (Наименование организации); до момента опубликования в социальных сетях и мессенджерах |
|
Осуществление административных процедур |
Работники, в том числе бывшие работники |
В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200). |
В отношении работников – обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона). В отношении бывших работников — в случаях, когда законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных (абзац двадцать первый статьи 6, абзац восемнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункт 2 статьи 20 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“) |
5 лет |
